Samarbeidsavtale for Midtre Hålogaland friluftsråd kommunalt oppgavefellesskap 

*vedtatt av alle kommuner 03.11.2022
*revidert på representantskapsmøtet 25.05.2023

Kommunene Evenes, Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Narvik, Salangen og Tjeldsund har gjort vedtak om å organisere Midtre Hålogaland friluftsråd som Kommunalt Oppgavefellesskap (KO) etter Kommunelovens kapittel 19. 

§ 1 OPPGAVEFELLESSKAPETS NAVN 

Oppgavefellesskapets navn er Midtre Hålogaland friluftsråd kommunalt oppgavefellesskap, som kan forkortes (MHF), og er i det følgende benevnt «Friluftsrådet». 

§ 2 DELTAKERKOMMUNER 

Friluftsrådet består av kommunene Evenes, Gratangen, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lavangen, Narvik, Salangen og Tjeldsund. Tilslutning fra nye deltakerkommuner må godkjennes av representantskapsmøtet og kommunestyret i hver av deltakerkommunene. 

§ 3 FORMÅL 

Friluftsrådet skal i samarbeid med deltakerkommunene, andre offentlige myndigheter og organisasjoner, fremme allsidig og miljøvennlig friluftsliv i den regionen deltakerkommunene omfatter, til beste for befolkningens trivsel og helse. Friluftsrådet skal fungere som et kompetansesenter for friluftsliv for deltakerkommunene og andre samarbeidsparter. Friluftsrådet kan avgi høringsuttalelser og engasjere seg i saker av betydning for friluftsliv i deltakerkommunene. Konkrete arbeidsoppgaver og arbeidsdeling mellom Friluftsrådet og deltakerkommunene fastsettes gjennom årlige arbeidsplaner som vedtas på representantskapsmøtet. 

§ 4 ORGANISASJON 

Friluftsrådets faste organer er representantskapet, styret, samarbeidsgruppe og daglig leder som står for den daglige driften. Daglig leder har myndighet til å signere på vegne av Friluftsrådet. Friluftsrådet er tilsluttet Friluftsrådenes Landsforbund. 

Vertskapskommune 

Vertskapskommune for Friluftsrådet er Narvik kommune med forretningsadresse i Narvik. Vertskapskommunen utfører følgende oppgaver for Friluftsrådet: kjøring av lønn, regnskapstjenester herunder revisjon og fakturering for utførte tjenester og IKT støtte. Vertskapskommunen yter bistand til MHF. Vertskapskommunen kan på vegne av friluftsrådet ivareta de ansattes lønns-, tariff- og pensjonsrettigheter. Styret inngår egen vertskapsavtale med Narvik kommune.

Tilsetting, lønn, avskjedigelse og permisjon 

Styret er ansvarlig for tilsettings-, lønns-, avskjedigelses- og permisjonssaker for daglig leder. 

Daglig leder er delegert myndighet fra styret i tilsettings-, lønns-, avskjedigelses- og permisjon saker for øvrige ansatte. 

Vertskapskommunen yter støtte til Friluftsrådet administrativt i tilsettings-, lønns-, avskjedigelses- og permisjonssaker. 

Styret skal konsulteres og holdes fortløpende orientert om alle tilsettings- og avskjedigelsessaker. 

§ 5 REPRESENTANTSKAPET

Representantskapsmøtet er Friluftsrådets øverste myndighet. Ordinært representantskapsmøte holdes hvert år innen utgangen av mai måned. Representantskapsmøtet består av én representant (fortrinnsvis ordfører) fra hver deltakerkommune valgt for kommunestyreperioden av kommunen. Hver deltakerkommune må også velge vararepresentant. 

Representantskapsmøtet er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. 

Representantskapsmøtet skal innkalles med minst 3 ukers skriftlig varsel. Saksliste og saksdokument skal følge innkallingen. 

Med unntak av endringer i samarbeidsavtalen, jf § 11, treffes beslutninger med vanlig flertall. 

Representantskapsmøtet skal behandle: 

1. Godkjenne innkalling, saksliste og utsendinger. 

2. Velge ordstyrer og 2 representanter til å undertegne protokollen. 

3. Styrets årsmelding som skal redegjøre for gjennomføring av fjorårets arbeidsplan og for øvrig ivareta deltakerkommunenes krav til rapportering. 

4. Regnskap med revisjonsberetning. 

5. Arbeidsprogram. 

6. Budsjett, herunder årlig innskudd (kontingent), og eventuelt prosjekttilskudd eller andre bidrag fra deltakerkommunene. 

7. Behandle innkomne saker. 

8. Valg. Gjennomføres hvert fjerde år etter kommunevalg. 

1. Styre 

2. Styrets leder og nestleder 

3. Valgkomité 

Det foretas skriftlig valg dersom noen krever det. Ved stemmelikhet avgjøres valg ved loddtrekning. 

§ 6 EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE 

Ekstraordinært representantskapsmøte kan holdes etter innkalling fra styret eller når representantskapsmedlemmer fra 2 eller flere av deltakerkommunene krever det. Ekstraordinært representantskapsmøte skal innkalles med minst 3 ukers varsel, og det skal framgå av innkallingen hvilke saker som skal behandles. Ekstraordinært representantskapsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen. Ekstraordinært representantskapsmøte er beslutningsdyktig med de frammøtte representanter. For vedtak gjelder de samme regler som for representantskapsmøtet.

§ 7 STYRE 

Styret består av 9 medlemmer med personlig vara. Det kan bare være ett styremedlem fra hver kommune. I styret skal begge kjønn være representert i samsvar med Kommunelovens bestemmelser. 

Deltakerkommunene foreslår sine representanter. Representantskapet velger styret med leder, nestleder, styrerepresentanter og vararepresentanter. 

Styret skal behandle følgende: 

1. Tilsette daglig leder og fastsette instruks for denne. 

2. Fremme Friluftsrådets oppgaver i samsvar med samarbeidsavtale og årsmøtevedtak. 

3. Lede Friluftsrådets løpende virksomhet i samsvar med samarbeidsavtale og arbeidsplan og stå for økonomistyring i samsvar med vedtatt budsjett. 

Styret kan oppnevne et arbeidsutvalg til å forberede saker for styret og fatte vedtak etter nærmere delegering fra styret, og nedsette utvalg til å ivareta nærmere avgrensa oppgaver som lønnsutvalg, utvalg for konkrete prosjekter med videre. 

Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelser treffes ved alminnelig flertall og ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 

Det skal føres protokoll fra styremøtene som bl.a. sendes deltakerkommunene. 

§ 8 SAMARBEIDSGRUPPE 

Samarbeidsgruppa består av ett medlem fra hver kommuneadministrasjon, utpekt av den enkelte kommune. Medlemmene bør representere den eller de etater/enheter som arbeider med friluftsliv i den enkelte kommune. Friluftsorganisasjoner kan også tilbys plass i samarbeidsgruppa. Samarbeidsgruppa behandler saker av praktisk og administrativ karakter, og er et forum for samordning og erfaringsutveksling. Samarbeidsgruppa kan bistå daglig leder med å forberede saker for styret. 

§ 9 ØKONOMI 

Friluftsrådet er et eget rettssubjekt som fører eget regnskap. 

Deltakerkommunene skal betale et årlig tilskudd til Friluftsrådet (kontingent). Denne fastsettes av representantskapet som en årlig grunnkontingent og en sum per innbygger i deltakerkommunene. 

Vedtak på representantskapsmøte om indeksregulering av kontingenten etter deflator er endelig. Vedtak om kontingentøkning utover dette må godkjennes av deltakerkommunene. 

Friluftsrådet har ikke myndighet til å ta opp lån og pantsette eiendom og verdier. 

§ 10 EIERANDELER 

Den enkelte deltakerkommune har like eierandeler i oppgavefellesskapet og like ansvarsandeler for fellesskapets forpliktelser.

§ 11 ENDRINGER AV SAMARBEIDSAVTALEN 

 De enkelte kommunestyrene i alle deltakerkommunene skal selv vedta samarbeidsavtalen og avtaleendringer som gjelder noen av momentene i tredje ledd (bokstavpunktene nedenfor).

Representantskapet vedtar selv endringer i de delene av samarbeidsavtalen som gjelder andre forhold enn de som er nevnt i bokstavpunktene nedenfor. Slike endringer vedtas med tilslutning av minst 2/3 av de avgitte stemmene. 

Samarbeidsavtalen skal fastsette:

1. oppgavefellesskapets navn

2. om oppgavefellesskapet er et eget rettssubjekt

3. hvor mange medlemmer den enkelte deltakeren skal ha i representantskapet

4. hvilke oppgaver og hvilken myndighet som er lagt til oppgavefellesskapet

5. deltakernes innskuddsplikt og plikt til å yte andre bidrag til oppgavefellesskapet

6. den enkelte deltakerens eierandel i oppgavefellesskapet og ansvarsandel for fellesskapets forpliktelser hvis ansvarsandelen avviker fra eierandelen

7. om oppgavefellesskapet skal ha myndighet til å ta opp lån

8. hva oppgavefellesskapet skal rapportere til deltakerne om

9. hvordan deltakerne kan tre ut av oppgavefellesskapet

10. hvordan oppgavefellesskapet skal oppløses, blant annet hvem som skal ha ansvaret for at oppgavefellesskapets arkiver blir oppbevart etter at oppgavefellesskapet er oppløst.

Opptak av nye deltakerkommuner etter § 1 skal også godkjennes av deltakerkommunene.

§ 12 UTTREDEN 

Den enkelte deltakerkommune kan med ett års skriftlig varsel tre ut av Friluftsrådet. Deltakerkommunen som har trådt ut av Friluftsrådet overtar da de oppgaver som Friluftsrådet har utført for kommunen. Dersom Friluftsrådet eier friluftsområder i en kommune som trer ut av Friluftsrådet, skal eiendommen overføres til vedkommende kommune. Ut over dette har ikke kommuner som trer ut av Friluftsrådet, krav på eiendommer eller verdier. 

§ 13 OPPLØSNING 

Vedtak om oppløsning av Friluftsrådet kan kun gjøres på ordinært representantskapsmøte, og krever 2/3 flertall blant frammøtte stemmeberettigede. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres eiendommer som Friluftsrådet eier til vedkommende kommune, og alle oppgaver overtas av kommunene hver for seg. Friluftsrådets netto likvide midler fordeles mellom medlemskommunene etter folketall ved sist årsskifte. Ved oppløsning av Friluftsrådet overføres Friluftsrådets arkiv til den kommunen som Friluftsrådet er lokalisert til. 

§ 14 TOLKNING AV SAMARBEIDSAVTALEN - VOLDGIFT 

Dersom det oppstår tvist mellom deltakende kommuner om forståelsen av samarbeidsavtalen og en ikke kommer til enighet i minnelighet, skal tvisten avgjøres ved voldgift i henhold til tvistemålsloven. 

§ 15 IKRAFTTREDELSE 

Denne avtale trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt av samtlige medlemskommuner.